Effektives Zeitmanagement – Part 3 – Zeit planen und priorisieren

Weiter geht’s in der Blogpostreihe „Effektives Zeitmanagement“. In Teil 1 ging es darum sich selbst einzuschätzen, in Teil 2 um Zielsetzung. In diesem Teil geht es um Zeitplanung und Prioritäten.
Kennt ihr das, wenn ihr so viele Dinge noch tun müsst. Dinge, die euch auf dem Weg einfallen? Hier und da ein To Do, und mit jeder Aufgabe, die neu kommt, vergesst ihr eine alte Aufgabe? Und wenn ihr euch Zeit nehmt, um Dinge zu erledigen, aber es einem erscheint, als ob es nicht weniger wird. Völlige Überforderung? Ich habe 2007 mal einen Kalender bekommen. Während der Schulzeit habe ich recht wenig in meinen Kalender schreiben können und war eigentlich froh, wenn ich ihn mit irgendwelchen Aktivitäten vollknallen kann. Vorwiegend wurden die Seiten dazu genutzt Hausaufgaben aufzuschreiben, aber seien wir mal ehrlich – das ist nicht der schönste Inhalt für einen gepflegten Kalender. Trotz dessen hat sich das bis heute bei mir gehalten, dass ich meine Kalender gerne befülle und super gerne To Do Listen schreibe.

Was zur Planung?

Bestandsaufnahme: Zuerst schreibe ich alles auf, was gemacht werden muss, um den Überblick nicht zu verlieren. Außerdem schreibe ich mir auch auf wofür ich gerne mehr Zeit haben würde.
Clustern: Danach wird fleißig sortiert und geclustert. Gibt es Todo’s die sich gut zusammenlegen lassen? Wenn du zur Post musst und das Bürgeramt direkt nebendran ist, dann macht es ja Sinn beides in einem Rutsch zu machen? Wenn du sowieso zu Hause lernst, kannst du auch währenddessen die Waschmaschine laufen lassen – ist schließlich nur ein Knopfdruck. Wenn du schon faul bist und Serien guckst, anstatt deinen Pflichten nachzugehen, dann häng die Wäsche währenddessen auf – dann machst du wenigstens was Sinnvolles nebenbei. Weil du raus zu einem Termin gehst, dann bring doch auf dem Weg noch die Glasflaschen zum Container.
Priorisieren: Dem Eisenhowerprinzip nach unterscheidet man Aufgaben anhand der Kriterien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ und sollte sie demnach auch in dieser Reihenfolge abarbeiten. Wichtig und Dringlich sofort!! Wichtig, aber nicht so dringend, kann man wann anders einplanen. Nicht wichtig, aber dringend oder nicht wichtig und nicht dringend: You sure, you wanna do that?  Ich muss aber zugeben, dass ich mich nicht an dieses Prinzip halte, weil ich es als anstrengend empfinde alle „großen“ Aufgaben auf einmal zu erledigen. Deswegen prorisiere ich sie zwar, aber ich ordne sie ander an. Ich wechsel immer ab: Große/aufwändige Aufgabe – Einfache, schnell gemacht Aufgabe. So erledige ich viel mehr, weil ich zwischen drin mehr Fortschritt und Erfolgserlebnis sehe und mich das weiter vorantreibt.
Päuschen: Ganz ehrlich – ohne Pausen geht’s nicht. Grundsätzlich: Wenn Feierabend ist, ist Feierabend und dann wird sich ausgeruht und nicht noch weiter Gedanken gemacht. Ist nicht gut für Kopf und Körper. Ansonsten finde ich es gut, wenn man oft Pausen macht, die aber zeitlich begrenzt und nicht plötzlich ohne Grenzen auf der Couch vergammelt und plötzlich geht die Sonne unter. Macht es doch wie in der Schulzeit. Jede 1-2 Stunden eine kurze Pause und Mittags eine lange Pause. Wenn man einen ninetofive-Job hat, gammelt man schließlich auch nicht die ganze Zeit nur rum und schaut Serien, sondern schafft was und macht dann eine schöne Mittagspause im Freien.

Long Story Short:

  • Alle ToDos aufschreiben.
  • Entweder früh morgens oder am Vorabend schon den nächsten Tag planen.
  • Jeder Aufgabe einen Termin setzen.
  • Puffer und Pausen einplanen.
  • Belohnungen!
  • Clustern und mehrere Fliegen mit einer Klatsche erwischen!
  • Wichtiges sofort machen!
  • Zeitlimits setzen.

2 thoughts on “Effektives Zeitmanagement – Part 3 – Zeit planen und priorisieren

  1. Wieder ein guter und gelungener Post! In Sachen „To-dos nach Dringlichkeit abhacken“ bin ich ganz deiner Meinung. Allerdings neige ich wirklich immer eher dazu, die Dinge zu erst zu erledigen, die für mich am angenehmsten sind und mir Freude bereiten.

    Allerbeste Grüße 🙂

    mtrjschk.blogspot.com

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